fbpx

3 hyvää syytä siirtyä sähköiseen taloushallintoon

 In Sähköinen taloushallinto

Ymmärrän niitä monia yrittäjiä, jotka kiikuttavat joka kuukausi laskut, kuitit ja kaiken maailman liput ja laput jonkinlaisessa järjestyksessä kirjanpitäjälleen. Ymmärrän myös niitä kirjanpitäjiä, jotka ottavat materiaalit vastaan ja muodostavat niistä lakisääteisen kirjanpidon, raportoivat tiedot eteenpäin ja lopuksi mapittavat kuukauden tapahtumat siistiin järjestykseen. Itse en ole koskaan oppinut tähän, olen enemmän skannaa verkkokansioon-tyyppinen kirjanpitäjä.

 

Sähköisen taloushallinnon etuja:

 

1. Ajansäästö

Kun kaikki alkusäädöt on tehty, alkavat ostolaskut tulemaan paperi-/sähköpostilaskujen sijaan suoraan ohjelmistoon. Lasku näyttää ihan samalta tutulta laskulta kuin ennenkin, mutta todellisuudessa se on ”sähköisessä” muodossa.

Lasku selaillaan läpi ja hyväksytään napin painalluksella. Toisella napin painalluksella, no okei, kahdella, lasku saadaan maksuun. Kaikki tiedot, pankkitili, viitenumero, eräpäivä, tulevat automaattisesti, eikä niitä tarvitse naputella itse.

Täytyy vain huolehtia, että tilillä on katetta.

 

2. Kuukausittaisten rutiinien helpottuminen

Jos yrittäjä ei ole se tarkin ja järjestelmällisin tyyppi, voi kuunvaihteen jälkeinen materiaalin kerääminen kirjanpitäjää varten olla stressaavaa. Etsitään kuun aikana maksettuja laskuja, printtaillaan kenties myyntilaskuja, ja mikä ärsyttävintä, saalistetaan firman kortilla tehtyjen ostosten kuitteja.

Procountorissa osto- ja myyntilaskut tallentuvat järjestelmään automaattisesti, eli suurin osa materiaalista on jo ollut hyvän tovin kirjanpitäjällä, mutta kuitit täytyy edelleen saada jollain tavalla kirjanpitäjän käsiteltäväksi. Procountorilla on tähän simppeli applikaatio, jonka avulla kuititkin saadaan näppärästi kirjanpitoon.

 

3. Pääsy oman yrityksen materiaaleihin milloin ja mistä vain

Kun kaikki tiedot tallennetaan yhteen paikkaan, ne myös löytyvät yhdestä paikasta. On paljon kätevämpää etsiä ohjelmistosta ostolasku tai takuukuitti, kuin soittaa/meilata kirjanpitäjälle ja kysyä asiasta. Myyntilaskuihin voi liittää esim. tuntilistoja tai mitä tahansa materiaalia, minkä perusteella laskutetaan.

 


 

Mitä kauempana ollaan sähköisestä taloushallinnosta, sen pelottavammalta tai haastavammalta se kuulostaa. Moni heittää hanskat tiskiin samantien ja jatkaa totutulla tavalla. Ja tämä on ihan ok, jos se toimii ja siihen ollaan tyytyväisiä. Toki kannattaa olla avoimin mielin ja kuitenkin kuunnella, minkälaisia hyötyjä uudesta tavasta saattaisi löytyä.

 

Leave a Comment